企业图文档管理混乱，是个不争的事实。除非你的电脑中工作文件数量是个位数字。只要数字上升到十位之后，那么就会出现管理失控的问题。而且纸质的图纸文件众多，碰见急需某个图纸文件的时候，在海量纸质的图文档中搜索翻找，可以想象到那时的狼狈样。 

网络时代，更多企业的图文档管理依赖于网络共享。那么一些企业，如广告公司、设计公司，许多资料在个人手里，不能有效共享；再例如图纸、设计书等大容量文件又该如何共享？ 

这些问题在最初工作之中，可能并不太明显。也许只会耽误几分钟时间。但是随着工作时间的增长，工作文件的增加，这些问题不断的被累积、堆积。所耽误的时间也会逐渐增多。 

据了解，国外某知名调查公司报告称，一个成立三年以上企业中的员工，如果他每天涉及到电脑操作，那么他耗费在翻查文件、查找文件的时间，会浪费工作中五分之一的时间。这还只是基层员工，如果是中高层，那么图文档数量会更多，查找起来会更耗时。 

其实作为图文档混乱的源头，无非就是找不到、存不住两个问题。纸质文档等文件，不易保存，容易破损。很多纸张经过几年的氧化，字迹会变得模糊。电子文档虽然说不会存在破损，但是会涉及到电脑中毒、瘫痪、硬盘故障等问题。这些都是文件存不住的问题。 

找不到就更容易理解了。文件太多，纸质文件需要一张张的翻，很慢。电子文件一个一个的打开更麻烦。而当碰见反复修改过的文件会出现许多种版本，这在查找的时候则是更难辨认。有些版本可能只是几个字的细小差别，一个失误，往往造成很重大的损失。 

凡此种种，关于文件保存和查找的问题，一直困扰着国内很多企业。后来随着科技发展，软件开发越来越强盛。办公系统开始进入企业的日常办公。出现了OA这类基础审批软件。以彩虹EDM图纸文档管理系统为例，目前已达***水平。文档管理系统的运用，让企业不再是将文档分散在各台电脑中存储，而是集中存储，这样可以做到企业全部文档的备份和保管。只要拥有浏览器和网络，就可以随时阅览自己的办公文件，可说是让员工可以随时随地将办公文件安全稳定的带在身上。